Webinar Personalaktenführung in der Öffentlichen Verwaltung

Webinar-Nummer: SW10325

1-tägiges offenes Seminar, Inhouse Schulung oder Webinar

Die Anforderungen zur Digitalisierung (E-Akte/Dokumentenmanagement) und das Onlinezugangsgesetz (OZG) stellen die Personalaktenführung in der Öffentlichen Verwaltung vor Herausforderungen.

Da es für die Personalaktenführung der Beschäftigten im Öffentlichen Dienst keine einheitliche Rechtsgrundlage gibt, liegt die Verantwortung zur Gestaltung der Personalakten bei jeder einzelnen Behörde. Insofern stellt die zukunftsfähige Aktenführung insbesondere hinsichtlich der Einhaltung datenschutzrechtlicher Aspekte aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) und der Einbindung des Personal- und Dokumentenmanagements (DMS) eine komplexe Aufgabenstellung dar.  

In diesem Seminar erhalten Sie einen Überblick zum Personalaktenrecht mit den relevanten Anforderungen und Neuerungen in der Personalaktenverwaltung im Hinblick auf Datenschutz, Archivierung und Digitalisierung.

Neben den theoretischen Grundlagen werden im Seminar gemeinsam praxisorientierte Lösungsansätze erarbeitet, die sich u.a. mit der strukturierten Vorgehensweise zur Planung und Umsetzung des internen Organisationsprojektes, mit exemplarischen Inhalten zur Gestaltung einer Dienstanweisung Personalaktenführung sowie mit Handlungsempfehlungen zum inhaltlichen Aufbau und zur Gestaltung der Muster-Personalakte befassen.

Aus dem Webinarinhalt

• Grundlagen der Personalverwaltung – Überblick zum Personalaktenrecht
• Die Personalakte als Grundlage für die Personalverwaltung und Personalführung
• Anforderungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
• AGG-konforme Gestaltung der Personalprozesse
• Unterschiede Sachekte/Personalakte/BEM-Akte
• Anlage und Pflege einer Personalakte – Aufbau, Struktur und erforderliche Inhalte
• Datenschutzrechtliche Aspekte zur Personalakte
• Besonderheiten des Rechte- und Rollenkonzeptes 
• Rechtliche Grundlagen des Datenschutzes und der Personaldatenverwaltung
• Aufbewahrungsfristen, Löschfristen
• Digitalisierung vs. Schriftform/Urkundsbeweis
• Einsichtsrechte und Berichtigungsanspruch
• Informationsrechte für Führungskräfte und Bevollmächtigte
• Rechtliche Grundlagen zur Digitalisierung der Personalakten
• Veränderungen durch Einsatz elektronischer Aktenführung/Digitaler Personalakte
• Einflussfaktoren aus Digitalisierung und Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
• Schnittstellen zu DMS und IT-gestützten Personalmanagementprozessen
• Handlungsempfehlungen für einheitliche Prozesse in der Personalaktenführung und Archivierung
• Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei der Einführung der E-Akte

Das Webinar richtet sich an

• Beschäftigte aus den Bereichen Personal, Organisation und IT in der Öffentlichen Verwaltung
• Datenschutzbeauftragte
• Digitalisierungsmanager
• Akteure der Betrieblichen Mitbestimmung (Personalratsmitglieder)
• Gleichstellungsbeauftragte
• Weitere Interessierte, die mit der Einführung der Elektronischen Personalakte und /oder Ausbau des Dokumentenmanagements betraut sind
• Interessierte Führungskräfte

Achtung: Die Teilnehmerzahl ist auf 15 Personen begrenzt!

Die Veranstaltungen sind gut zur Durchführung als Inhouseformat geeignet.

Unsere Expertin

Kerstin Magnussen ist Verwaltungsfachwirtin, Personalfachkauffrau, Zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau (GPM). Sie verfügt über langjährige Verwaltungserfahrung und ist Beraterin, Trainerin und Autorin (www.kerstin-magnussen.de).

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