Webinar Moderne Personalaktenführung in der Öffentlichen Verwaltung

Die gesetzliche Verpflichtung zur Digitalisierung der Personalakten ab 01.01.2026, das Onlinezugangsgesetz und anstehende Anforderungen zum Beschäftigtendatenschutz stellen die Personalaktenführung in der öffentlichen Verwaltung vor steigende Herausforderungen. Zudem erfordern der Trend zu hybriden Arbeitsmodellen und die damit verbundene Digitalisierung der Arbeitsprozesse eine zielgerichtete Vorbereitung und Einführung der E-Akte.

Da es für die Personalaktenführung der Beschäftigten im Öffentlichen Dienst keine einheitliche Rechtsgrundlage gibt, liegt die Verantwortung zur Gestaltung der Personalakten bei jeder einzelnen Behörde. Insofern stellt die zukunftsfähige elektronische Aktenführung insbesondere hinsichtlich der Einhaltung datenschutzrechtlicher Aspekte aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) und der Einbindung des Personal- und Dokumentenmanagements (DMS) insbesondere auch in organisatorischer Hinsicht eine komplexe Aufgabenstellung dar.

Neben den theoretischen Grundlagen zu Personalverwaltung und Personalaktenrecht – insbesondere im Zusammenhang mit datenschutzrechtlichen Fragestellungen – werden im Webinar gemeinsam praxisorientierte Lösungsansätze erarbeitet, die sich u. a. mit der strukturierten Vorgehensweise zur Planung und Umsetzung des internen Organisationsprojekts, mit exemplarischen Inhalten zur Gestaltung einer Dienstanweisung zur Personalaktenführung sowie mit Handlungsempfehlungen für den inhaltlichen Aufbau und Gestaltung der Personalakte befassen.

Die Referentin bringt hierzu neben eigener langjähriger Praxiserfahrung in der Personal- und Organisationsarbeit innerhalb der Verwaltung insbesondere die Expertise zur Gestaltung des Projekts und der damit einhergehenden Beteiligungs- und Veränderungsprozesse ein.

Aus dem Webinarinhalt

• Die Personalakte als Grundlage für die Personalverwaltung und Personalführung
• AGG-konforme Gestaltung der Personalprozesse
• Unterschiede Sachakte/Personalakte/BEM-Akte
• Anlage und Pflege einer Personalakte – Aufbau, Struktur und erforderliche Inhalte
• Rechtliche Grundlagen zur Digitalisierung der Personalakten
• Anforderungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), rechtliche Grundlagen des Datenschutzes und der Personaldatenverwaltung
• Datenschutzrechtliche Aspekte zur Personalakte
• Besonderheiten des Rechte- und Rollenkonzepts
• Archivierung, Aufbewahrungsfristen, Löschfristen
• Digitalisierung vs. Schriftform/Urkundsbeweis
• Einsichtsrechte und Berichtigungsanspruch
• Informationsrechte für Führungskräfte und Bevollmächtigte
• Veränderungen durch Einsatz elektronischer Aktenführung/Digitaler Personalakte
• Einflussfaktoren aus Digitalisierung und Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
• Schnittstellen zu DMS und IT-gestützten Personalmanagementprozessen
• Beteiligungs- und Kommunikationsprozesse

Handlungsempfehlungen und Praxistipps

• Praxisorientierte Handlungsempfehlungen für ein zielgerichtetes und methodisches Vorgehen im Digitalisierungsprojekt und -prozess zur Einführung der E-Akte
• Handlungsempfehlungen für einheitliche Prozesse in der Personalaktenführung und Archivierung
• Vorschläge für eine Dienstanweisung zur Personalaktenführung
• Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei der Einführung der E-Akte

Das Webinar richtet sich an

• Beschäftigte aus den Bereichen Personal, Organisation und IT in der Öffentlichen Verwaltung
• Projektleitungen
• Datenschutzbeauftragte
• Digitalisierungsmanager
• Akteure der Betrieblichen Mitbestimmung (Personalratsmitglieder)
• Gleichstellungsbeauftragte
• Weitere Interessierte, die mit der Einführung der Elektronischen Personalakte und /oder Ausbau des Dokumentenmanagements betraut sind.
• Interessierte Führungskräfte

Achtung: Die Teilnehmerzahl ist auf 15 Personen begrenzt!

Die Veranstaltungen sind gut zur Durchführung als Inhouseformat geeignet.

Unsere Expertin

Kerstin Magnussen ist Verwaltungsfachwirtin, Personalfachkauffrau, Zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau (GPM). Sie verfügt über langjährige Verwaltungserfahrung und ist Beraterin, Trainerin und Autorin  (www.kerstin-magnussen.de).

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