Digitale Personalakte: Warum Behörden jetzt ihre HR-Prozesse neu denken sollten

Papierakten bremsen moderne Personalverwaltung

Viele Personalstellen im öffentlichen Dienst arbeiten nach wie vor mit gewachsenen Ablagestrukturen aus Papierakten, E-Mail-Postfächern und verschiedenen Fachverfahren. Die Folge sind aufwendige Recherchen, Medienbrüche, verzögerte Entscheidungen und das Risiko rechtsunkonformer Aktenführung. Eine digitale Personalakte kann diese Schwachstellen beseitigen, indem sie sämtliche personalrelevanten Informationen zentral, medienbruchfrei und strukturiert bereitstellt.

Mehr Rechtssicherheit und transparente Prozesse

Besonders im öffentlichen Dienst stehen Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und dokumentierte Entscheidungswege im Fokus. Neben der Sicherstellung der wichtigen rechtlichen Aspekte wie der EU- Datenschutzgrundverordnung bilden Digitale Personalakten einen wichtigen Baustein, um effizientere Prozesse zu etablieren und gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen: 

Digitale Personalakten ermöglichen rollenbasierte Zugriffsrechte, lückenlose Protokollierungen sowie die automatisierte Überwachung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Dadurch lassen sich rechtliche Anforderungen einfacher erfüllen und Prüfungen besser vorbereiten.

Einführung schrittweise planen

Das Digitalisierungsvorhaben sollte nicht „nebenbei“ erfolgen, sondern gut strukturiert hinsichtlich methodischer und konzeptioneller Vorüberlegungen im Vorgehen vorbereitet werden. Erfolgsversprechend sind neben den erforderlichen Ressourcen ein stufenweises Vorgehen: Zunächst werden neue Personalakten digital geführt, anschließend bestehende Papierakten priorisiert digitalisiert. Ebenso wichtig sind die frühzeitige Einbindung von Personalrat, Datenschutz und IT sowie die Festlegung klarer Zuständigkeiten und Schulungen der Beschäftigten.

In der Praxis werden erfahrungsgemäß die besonderen personalwirtschaftlichen Anforderungen unterschätzt , die an die Digitale Personalakte gestellt werden. Hierdurch heben sie sich fachlich von der allgemeinen Verwaltungs-E-Akte ab und lassen sich in der Regel inhaltlich mit einem klassischen Dokumentenmanagement nicht abschließend lösen. 

Relevanz für die Verwaltungspraxis

Für Kommunen, Landes- und Bundesbehörden bietet die digitale Personalakte die Chance, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Auskünfte schneller zu erteilen und Personalprozesse über den gesamten Arbeitsprozess und Beschäftigtenlebenszyklus hinweg einheitlich, rechtskonform und nachvollziehbar abzubilden. Damit wird sie zu einem zentralen Baustein der Verwaltungsdigitalisierung in der Personal- und Organisationsarbeit und leistet einen wichtigen Beitrag, die Effizienz und Qualität der Personalverwaltung zu verbessern.  Gemäß der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind ab dem 01.01.2027 folgende Unterlagen verpflichtend elektronisch aufzubewahren und in jedem Betrieb digital bereitzuhalten.

Was genau Pflicht wird (ab 01.01.2027) 

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) schreibt vor, dass ab diesem Datum ausschließlich die elektronische Aktenführung für Entgeltunterlagen gilt: [1, 2, 3] 

• Betroffene Unterlagen: Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen, Nachweise, Arbeitsverträge und Rentenversicherungsbefreiungen. [1, 2] 

• Keine Mischformen: Eine hybride Ablage (teils Papier, teils digital) ist unzulässig. Unterlagen müssen digital erzeugt, empfangen und verarbeitet werden . [1, 2] 

• Prüfungssicherheit: Die Dokumente müssen jederzeit und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (meist 6 Jahre) digital abrufbar sowie revisionssicher sein. [1, 2]