Ist das Weglassen von Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern im Vergabeverfahren nur eine Nachlässigkeit? Wenn es um Referenzen geht gerade nicht, entschied das OLG Düsseldorf. Die fehlenden Angaben dürfen daher auch nicht nachgefordert werden.
Für den Bieter hat dies den Ausschluss aus dem Verfahren zur Folge.
So geschehen bei einem Vergabeverfahren über die Lieferung von Wärmebildkameras nach der VSVgV. Zum Nachweis der Eignung mussten die Bieter im Teilnahmewettbewerb mindestens vier Referenzen über die Lieferung von Wärmebildtechnik an Behörden mit Sicherheitsaufgaben vorlegen. Darin sollte auch jeweils ein Ansprechpartner benannt werden. In dem vorgegebenen Formular forderte der Auftraggeber außerdem jeweils die Angabe einer Telefonnummer und einer E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Ein Bieter reichte seine Referenzen jedoch ohne die Nennung von Ansprechpartnern nebst zugehörigen Kontaktdaten ein. Der Auftraggeber forderte ihn unter Setzung einer angemessenen Nachfrist per E-Mail zur Nachreichung der Unterlagen auf. Da diese E-Mail zunächst in den Spamordner sortiert wurde, fand der Bieter sie nicht rechtzeitig. Die nachgeforderten Angaben reichte er einen Tag nach Ablauf der Nachfrist ein. Daraufhin wurde der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.
Nachforderung ja – Nachbesserung nein
Zu Recht, wie der Vergabesenat entschied. Denn eine Nachforderung der fehlenden Angaben war schon nicht zulässig. § 22 Abs. 6 S. 1 VSVgV lässt die Nachforderung lediglich für fehlende Unterlagen zu. Eine inhaltliche Nachbesserung oder Vervollständigung vorliegender aber unvollständiger Nachweise ist danach nicht möglich. Zwar bietet das neuen Vergaberecht für zivile Aufträge insoweit deutlich großzügigere Nachforderungsmöglichkeiten (§ 56 Abs. 2 VgV). Danach dürfen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert werden. Allerdings entschied das OLG Düsseldorf auch zu dieser Neuregelung, dass inhaltliche Nachbesserung vorliegender Erklärungen danach nicht erlaubt sind (Beschl. v. 28.03.2018, VII-Verg 42/17).
Dass die Nennung von Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Ansprechpartner erstmals in dem Formular gefordert wurde, hielt der Vergabesenat ebenfalls für unproblematisch. Zwar müssen öffentliche Auftraggeber nach § 22 Abs. 1 S. 1 VSVgV bereits in der EU-Auftragsbekanntmachung angeben, welche Eignungsnachweise sie von Unternehmen fordern. Wie der Senat bereits mehrfach entschied, dürfen die Anforderungen an die Eignungsnachweise in den Vergabeunterlagen aber noch konkretisiert werden .
Spamfilter ist vom Bieter zu prüfen
Schließlich wies der Vergabesenat darauf hin, dass es in den Verantwortungsbereich des Unternehmens falle, den Spamordner des eigenen E-Mail-Programms regelmäßig zu prüfen.