Digitale Modulreihe: Datenschutz in der Personal- und Organisationsarbeit

Webinar-Nummer: SW10424

Vom Personalauswahlverfahren, Personalsachbearbeitung über die Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung – bis zum Führen der Personalakte und dem Ausscheiden aus der Organisation – in der Personal- und Organisationsarbeit werden eine Vielzahl sensibler Daten der Beschäftigten erhoben, bearbeitet und gespeichert.

Diese Webinarreihe zeigt auf, welche Regelungen für die Mitarbeitenden in Personalverwaltung und im -management im Zuge der Sachbearbeitung zu beachten sind.

Mit Absolvierung der modularen Fortbildung sind die Teilnehmenden zu den relevanten Schlüsselfragen des Datenschutzes sensibilisiert und stellen die Vorgaben aus der EU-DSGVO in ihrer Personalarbeit sicher:

• Zweckbindung: Erfüllt die Verarbeitung der Personaldaten einen legitimen Zweck?
• Datenminimierung: Welche Personaldaten im Arbeitsverhältnis sind wirklich relevant und erforderlich?
• Richtigkeit: Sind die erhobenen Personaldaten korrekt?
• Speicherbegrenzung: Werden die geltenden Aufbewahrungsfristen eingehalten?
• Integrität und Vertraulichkeit: Sind die personenbezogenen Daten vor einer unbefugten Verarbeitung oder einem unrechtmäßigen Zugriff Dritter geschützt? Wurden die erforderlichen Maßnahmen getroffen, um eine unbefugte Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte durch das Unternehmen zu vermeiden?

Aus dem Webinarinhalt

Modul 1 Anforderungen aus der EU-DSGVO

Grundlagen der EU-DSGVO

• Personendatenschutz gem. EU-DSGVO (Beschäftigtendatenschutz)
• Der „Verantwortliche“ gem. der EU-DSGVO
• Verwendungszweck der Datenerhebung, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
• Anforderungen an arbeitgeberseitige Hinweise zur EU -DSGVO

Allgemeines zur Personalarbeit und Personendaten

• Datenschutzrechtliche Anforderungen an das eingesetzte Personal in der Personalsachbearbeitung (Einsatz von Aushilfskräften, Verschwiegenheit im Referentensystem…)
• Rechte des Personalrates
• Besonders schutzbedürftige Daten in der Personalarbeit
• Informations- und Einsichtsrechte der Beschäftigten
• Informationsrechte der Führungskräfte
• Aufbewahrungsfristen und Löschvorgaben

Modul 2 Datenschutzrechtliche Herausforderungen aus dem Beschäftigtenverhältnis

Im Recruiting- und Bewerbungsprozess

• Bewerbungsvorgang
• Personalauswahlverfahren
• Nachbereitung der Auswahlgespräche
• Archivierung bzw. Löschung der Bewerbungsunterlagen

Im Arbeitsverhältnis

• Datenverarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Stammdatenspeicherung, Zeitwirtschaft)
• Laufendes Arbeitsverhältnis, z.B. Umgang mit persönlicher Krankmeldung
• Informationen für Führungskräfte in Vorbereitung PE-Gespräche und Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gesprächen
• Umgang mit besonders sensiblen/schutzbedürftigen Daten im Arbeitsverhältnis
• Informationsrechte des Personalrates
• Personalakte/Führen der BEM-Akte (Aufbewahrung, Einsichtsrechte, Herausforderungen  Digitalisierung…)
• Daten aus der Stellenplanung und -bewirtschaftung (Stellenbesetzungslisten, Berichtwesen) Erarbeitung von Rechte- und Rollenkonzepten zum Schutz der Beschäftigtendaten vor unbefugtem Zugriff und Verlust

Bei und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Zeugniserstellung – Zuarbeit im Rahmen der Dezentralen Ressourcenverantwortung durch Führungskräfte
• Einsichtsrechte des (ehemaligen) Beschäftigten
• Die Personalakte bei Ausscheiden/Informationsrechte neuer Arbeitgeber/Dienstherrn 

Modul 3 Datenschutzrechtliche Herausforderungen durch die Digitalisierung in der Personalarbeit

• Auf dem Weg zur E-Akte – konzeptionelle Vorüberlegungen für das Einführungsprojekt
• Digitalisierung von Personalakten und Unterstützung durch Externe (Scannen von Personalakten)
• Datenschutzkonforme Beauftragung Dritter (Auftragsdatenverarbeitung)
• Datenschutzrechtliche Anforderungen an Telearbeit/Mobiles Arbeiten und die Sicherstellung der Verantwortung gem. EU-DSGVO
• Aufgaben des Behördlichen Datenschutzbeauftragten im Hinblick Personal- und Organisationsarbeit
• Anforderungen an das Datenschutzkonzept
• Aufbewahrungs - und Löschfristen
• Die Relevanz der Dokumentenarten
• Anforderungen an ein Rechte- und Rollenkonzept zum Datenschutz in der Personalarbeit
• Löschkonzepte für Personalmanagementsysteme
• Integrierte Prozesse in der Personal- und Organisationsarbeit aus dem Fokus datenschutzrechtlicher Belange/Anforderungen
• Erfolgsfaktoren im Veränderungsprozess der Digitalisierung der Personalakten

Das Webinar richtet sich an

Beschäftigte aus der Personalsachbearbeitung und -bewirtschaftung, Organisatoren, Personalreferenten, Datenschutzbeauftragter, Personalratsmitglieder, Führungskräfte, Innenrevisoren, Digitalisierungsmanager

Achtung: Begrenzte Teilnehmerzahl!

Die Webinar-Reihe eignet sich auch zur Durchführung im Inhouse-Format 

Unsere Expertin

Kerstin Magnussen ist Verwaltungsfachwirtin, Personalfachkauffrau, Zertifizierte Projektmanagement-Fachfrau (GPM). Sie verfügt über langjährige Verwaltungserfahrung und ist Beraterin, Trainerin und Autorin (www.kerstin-magnussen.de).

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