M A N A G E M E N T S O Z I A L E S & G E S U N D H E I T BLAUE R E I HE *ØVVGPDGTGPF Ū 6CWDGPTGWVJGT PROFESSIONELLES FÖRDERMITTELMANAGEMENT 2TCZKUJCPFDWEJ HØT OGJT 9KTMWPI WPF 'HƂ\KGP\
www.fokus-sozialmanagement.de Sarah Hüttenberend studierte Kommunikationswissenschaften und Design. Aus einer Semesterarbeit mit Aufenthalt in Israel entstand die Initiative ZWEITZEUGEN e.V. Aus unterschiedlichen Perspektiven lernte sie als eine der Geschäftsführerinnen die Aspekte und Chancen von Fördermittelmanagement kennen. Dieses Wissen teilt sie in Vorträgen, Beratungen und Coachings. Nina Taubenreuther KUV FKRNQOKGTVG $GVTKGDUYKTVKP OKV <WUCV\SWCNKƂMCVKQP 9KTVUEJCHVURU[EJQlogische Beraterin. Rund 15 Jahre lang bekleidete sie Führungspositionen in der Digitalwirtschaft. Seit 2021 zeichnet sie für die Geschäftsführung von ZWEITZEUGEN e.V. verantwortlich. (ÒTFGTOKVVGN MNWI WPF GHƂ\KGPV OCPCIGP Gutes Fördermittelmanagement ist viel mehr als ein formaler Akt: Es ist die Basis einer vertrauensvollen Beziehung zum Förderpartner, aus der eine längere Zusammenarbeit entstehen kann. Es gibt die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Es ermöglicht, das gesamte Team verantwortungsvoll einzubeziehen und so Wirkungsarbeit und Verwaltung Hand in Hand zu gestalten. Genau an dieser Haltung setzen die beiden erfahrenen Autorinnen an. In ihrem Praxishandbuch haben sie ihr umfangreiches Wissen aus der Gründung und Professionalisierung eines erfolgreichen gemeinnützigen Vereins gebündelt. Der Leitfaden inspiriert dazu, das Thema Fördermittelmanagement nicht erst morgen, sondern schon heute professionell anzugehen. Zahlreiche Beispiele und Tipps, nützliche Tools und Vorlagen sowie Stimmen aus der gemeinnützigen Praxis beschreiben den Weg von der Projektidee bis zum Abschluss und geben eine ganz neue Perspektive auf die Materie. Auf diese Fragen gibt das Praxishandbuch präzise Antworten: Q 9KG MÒPPGP 1TICPKUCVKQPGP FKG 4KUKMGP GKPGT &TKVVOKVVGNƂPCP\KGTWPI GKPUEJÀVzen und minimieren? Q Was genau bedeuten die einzelnen Förderbedingungen und warum gibt es sie? Q 9KG MCPP FCU %QPVTQNNKPI GHƂ\KGPV XGTNÀUUNKEJ WPF PCEJJCNVKI IGUVCNVGV YGTFGP! Q Was kann das Team zu einem gelungenen Fördermittelmanagement beitragen? Das Handbuch begleitet Sie Schritt für Schritt dabei, die Herausforderungen des Fördermittelmanagements mit Leichtigkeit und Sicherheit zu meistern – für eine erfolgreiche Zukunft Ihrer sozialen Organisation. ISBN 978-3-8029-5424-5 € 37,95 [D] € 39,10 [A]
Gesamtinhaltsverzeichnis 5 www.WALHALLA.de Gesamtinhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis ....................................................................................................................................... 7 Tabellenverzeichnis ............................................................................................................................................ 7 Abkürzungsverzeichnis ...................................................................................................................................... 8 Einleitung ............................................................................................................................................................ 9 Anleitung zum Buch ........................................................................................................................................... 11 Struktur und Kerninhalte ................................................................................................................................... 11 Unsere Definition von Fördermittelmanagement bzw. was dieses Buch nicht ist ......................................... 11 Was erwarten Sie von diesem Buch? ................................................................................................................. 12 Unsere Gesprächspartnerinnen und -partner in diesem Buch ......................................................................... 13 1. Passende Förderungen finden ................................................................................................. 15 1.1 Von der Idee zur Ausschreibung und umgekehrt .................................................................. 15 1.2 Machbarkeit und Personaleinsatz prüfen ............................................................................... 17 2. Von guter Kommunikation zur Förderbeziehung .................................................................. 21 2.1 Vorab: Chancen klären und nutzen ......................................................................................... 22 2.2 Währenddessen: Vertrauen aufbauen .................................................................................... 32 2.3 Inspirationen für mitreißende Kommunikation: .................................................................... 46 Der Antrag .......................................................................................................................................................... 49 3. Aufbau und Struktur eines Antrags ....................................................................................... 50 3.1 Projektskizze/Vorhabenbeschreibung ..................................................................................... 50 3.1.1 Bestandteile .............................................................................................................................. 51 3.1.2 Weitere mögliche Bestandteile und Besonderheiten ............................................................. 52 3.1.3 Grundsätzliche Tipps ................................................................................................................ 53 3.2 Kosten- und Finanzierungsplan ............................................................................................... 56 3.2.1 Struktur ..................................................................................................................................... 57 3.3 Anhänge .................................................................................................................................... 59 Der Förderbescheid ............................................................................................................................................ 65 4. Förderbedingungen verstehen ................................................................................................ 66 4.1 Förderbedingungen oder worauf Sie beim Lesen achten sollten ......................................... 66 4.1.1 Die Eckpunkte Ihrer Förderung: Geld, Zeit und Zweck .......................................................... 68 4.1.2 Die Grundsätze: Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Notwendigkeit ........................................ 70
6 www.WALHALLA.de Gesamtinhaltsverzeichnis 4.1.3 Besonderheiten zu Personalkosten ....................................................................................... 73 4.1.4 Honorare und Sachmittel ....................................................................................................... 74 4.1.5 Was ist der Förderpartnerin sonst noch wichtig? ................................................................. 75 4.1.6 Was muss am Ende gemacht werden? .................................................................................. 76 4.2 Förderbedingungswörterbuch: De minimis – was? .............................................................. 78 4.3 Risiken ..................................................................................................................................... 88 5. Fördermittel managen in der Durchführung ........................................................................ 91 5.1 Personaleinsatz ....................................................................................................................... 91 5.2 Plan zur Projektdurchführung ............................................................................................... 100 5.3 Projektcontrolling: Tipps und Tools ....................................................................................... 103 5.3.1 Sachlich-inhaltliches Controlling: Vorbereitung zum Sachbericht ...................................... 103 5.3.2 Finanzcontrolling: Vorbereitung auf den Verwendungsnachweis ...................................... 105 Das Projektende ............................................................................................................................................... 113 6. Abrechnung und Abschluss ................................................................................................... 114 6.1 Tätigkeitsberichte und -belege .............................................................................................. 114 6.2 Finanzberichte und -belege ................................................................................................... 116 6.2.1 (Endgültiger) Verwendungsnachweis ................................................................................... 116 6.3 Projektabschluss im Team ...................................................................................................... 120 6.4 Prüfung . .................................................................................................................................. 120 7. Ausblick ................................................................................................................................... 121 8. Interviews ............................................................................................................................... 123 8.1 Interview mit Harald Maas .................................................................................................... 123 8.2 Interview mit Jens Busch ....................................................................................................... 127 8.3 Interview mit Rebecca Rank .................................................................................................. 131 8.4 Interview mit Ruth-Anne Damm .......................................................................................... 136 8.5 Interview mit Lena Hartmann ............................................................................................... 139 8.6 Interview mit Sarah Keller ..................................................................................................... 141 9. Danke! ..................................................................................................................................... 145 Literaturverzeichnis .......................................................................................................................................... 147 Stichwortverzeichnis ........................................................................................................................................ 149
Einleitung 9 www.WALHALLA.de Einleitung Nina: Hey Sarah, wir müssen noch die Einleitung schreiben. Warum haben wir uns eigentlich entschieden, dieses Buch zu schreiben? Sarah: Du hast mich angerufen und es vorgeschlagen! Nina: Sehr witzig. Aber warum hast du zugesagt? Und du warst, wenn ich dich erinnern darf, richtig begeistert! Sarah: Das bin ich immer noch! Denn ich sehe das Thema „Fördermittel“ in erster Linie als Chance. Ich habe selbst erlebt, welche Möglichkeiten sich dadurch für das eigene Engagement eröffnen können. Wir haben mit ZWEITZEUGEN angefangen, als ich noch im Studium war. Wir waren eine Gruppe von Freundinnen, die eine Idee hatten, die etwas bewirken und verändern wollten. Und dafür brauchten wir Fördermittel. Dann habe ich auch erlebt, was gute Förderbeziehungen ausmachen, wie man gemeinsam für eine Sache einsteht, wie man gemeinsam wächst und wie sich immer wieder neue Perspektiven und Möglichkeiten ergeben. Heute ist ZWEITZEUGEN e. V. zu einer richtigen Organisation herangewachsen mit festen Mitarbeitenden, großartigen Wegbegleitern und Unterstützerinnen. Und dann kamst du ja dazu und hast das gesamte Fördermittelmanagement nochmal optimiert. Diese ganzen Erfahrungen möchte ich gerne mit anderen teilen. Warum warst du denn so begeistert? Nina: Mir ging es natürlich ähnlich. Ich glaube auch, dass in einer Organisation wahnsinnig viel Potenzial freigelegt werden kann, wenn es im Hintergrund gut läuft. Wir haben auch viele verschiedene Förderungen kennengelernt und Standards entwickelt, die uns helfen, sehr effizient und optimiert zu arbeiten. Und je besser wir werden, desto mehr Wirkung entfaltet der Verein. Die Idee, dieses Wissen weiterzugeben und darüber zu schreiben, finde ich immer noch super. Sarah: Wir haben ja auch mit vielen Wegbegleiterinnen und Wegbegleitern gesprochen für das Buch. Sowohl mit der Fördererseite als auch mit Mittelempfängerinnen. Rupert Antes von der Haniel Stiftung hat es in unserem Gespräch gut auf den Punkt gebracht. Ich hatte ihn gefragt, ob er sich an ein Beispiel erinnert, bei dem das Fördermittel- management aus seiner Sicht richtig gut war. Er erzählte von einem Projekt, das neben den geforderten Zahlen und Berichten noch eigene Auswertungen lieferte. Das hat für die Stiftung ganz neue Wirkziele und Erkenntnisse erschlossen. Und gleichzeitig hatten sie direkt einen Anknüpfungspunkt für die weitere Zusammenarbeit. Das ist hängen geblieben. Nina: Und es zeigt, was hinter gutem Fördermittelmanagement steckt: der Perspektivwechsel und die Konzentration auf das gemeinsame Wirken. Fördermittelmanagement ist auch nie langweilig. Es geht um Kooperation, Mitdenken und Gestaltung. Es geht um Sorgfalt und natürlich auch um Präzision. Am Ende ist das Ziel, richtig gute Arbeit für einen gemeinnützigen Zweck zu machen. Also für die Gesellschaft. Das geht am besten Hand in Hand! Sarah: In diesem Sinne: Viel Spaß beim Lesen und Gesellschaft gestalten!1 1 Dieses Gespräch hat beinahe so stattgefunden.
Anleitung zum Buch 11 www.WALHALLA.de Anleitung zum Buch Wir haben dieses Buch geschrieben, um Berührungsängste abzubauen – oder positiv ausgedrückt: Wir wollen Lust auf und Mut zu richtig gutem Fördermittelmanagement machen. Wichtige Grundlagen dafür sind ein guter Überblick und praxisnahe Informationen, die wir gerade denjenigen mitgeben möchten, die sich noch nicht intensiv mit der Thematik auseinandergesetzt haben. Für all diejenigen, die in ihrem Alltag mit Fördermittelmanagement zu tun haben, bieten wir zudem Tipps, Tools und Vorlagen zur Umsetzung an. Dafür greifen wir auf Wissen aus über 20 Jahren praktischer Arbeit zurück. Viele Beispiele, Tipps und Methoden entnehmen wir somit unserer eigenen Erfahrung. Hinzu kommen Gedanken, Hinweise und wichtige Perspektiven aus zahlreichen Gesprächen mit Förderpartnerinnen und Förderpartnern, Verantwortlichen für Fördermittel auf Projektseite, Gründerinnen und Gründern, Menschen aus der Wohlfahrt und gemeinnützigen Organisationen. Struktur und Kerninhalte Wir haben die Struktur basierend auf den verschiedenen Phasen eines Projektes aufgebaut. Entsprechend beginnen wir mit den Fragen, die Sie sich bereits vor Antragstellung stellen sollten, um einschätzen zu können, ob ein Projekt realistisch durchführbar ist. Ebenfalls vor Antragstellung beginnt im besten Fall bereits der Kontakt zur fördernden Organisation. Dem Thema „Kommunikation“ haben wir an dieser Stelle bewusst ein eigenes Kapitel gewidmet. Es folgt ein Blick auf den Antrag inklusive der Vorhabenbeschreibung, des Kosten- und Finanzierungsplans sowie der typischen Anhänge. Den theoretischen Kern bilden schließlich Förderbescheid und Förderbedingungen. Diese Dokumente erreichen die Organisation im Fall einer Förderzusage und bilden die vertragliche Grundlage einer Förderung. Oft sind diese umfangreich und nicht immer unmittelbar verständlich. Aus diesem Grund haben wir das Kapitel nach den wichtigsten wiederkehrenden inhaltlichen Themen gegliedert und zusätzlich ein Glossar der relevanten Begriffe, die sich zum Thema „Förderbedingungen“ finden lassen, ergänzt. Wie Förderbedingungen schließlich in die Praxis übertragen werden, welches Team Sie hierfür brauchen, was Ihnen dabei hilft, ein Projekt erfolgreich durchzuführen, und was Sie für ein gutes Projektcontrolling zwingend beachten sollten, finden Sie im Kapitel „Fördermittel managen in der Durchführung”. Mit dem Projektende geht es in die letzte Phase des Fördermittelmanagements und damit auch zu unserem letzten Kapitel, dem Thema „Abrechnung und Abschluss“. Da wir aus der Praxis kommen, schätzen wir Methoden, die direkt einsetzbar sind. Sie finden aus diesem Grund immer wieder Raum für Notizen, Fragen, die wir als wertvoll oder wichtig erachten, konkrete Übungen und verlinkte Vorlagen, die Sie gerne direkt für Ihr Fördermittelmanagement nutzen können. Dieses Buch ist eine Einladung zum Hineinarbeiten und Nachschlagen. Unsere Definition von Fördermittelmanagement bzw. was dieses Buch nicht ist Projektförderungen sind sehr verschieden und die Förderbedingungen von Fördermittelgeberin zu Fördermittelgeber unterschiedlich. Wir erheben nicht den Anspruch, mit diesem Buch eine Anleitung für jedes mögliche Projektvorhaben anzubieten. Ebenso wenig kann oder will es ein Fundraising-Guide oder Krisenmanager sein.
12 www.WALHALLA.de Anleitung zum Buch Fördermittelmanagement bedeutet für uns, Fördermittel verantwortungsvoll und entsprechend den gestellten Förderbedingungen zu verwalten und dabei nachhaltige Förderbeziehungen aufzubauen. Dafür fokussieren wir uns insbesondere auf zweckgebundene Mittel, also Projektförderungen für gemeinnützige Zwecke. Diese bilden einen wichtigen Teil der üblichen Themen im Fördermittelmanagement ab. Wir behandeln weder öffentliche Ausschreibungen noch die Themen „Ungebundene Mittel“, „Strukturmittel“, „Bau- oder Forschungsförderungen“ sowie „Spezifika von Weiterleitungen“. Was erwarten Sie von diesem Buch? An dieser Stelle möchten wir die Frage an Sie richten: Warum halten Sie dieses Buch in Ihren Händen? Gab es einen konkreten Anlass, das Buch zu kaufen? Wurde es Ihnen mit einem Hinweis oder sogar mit einer Erwartungshaltung gegeben? Gerade in größeren oder komplexen Prozessen (und ja, Fördermittelmanagement kann komplex werden) hilft es sehr, sich immer wieder die Ursprungsfrage sowie die eigene Motivation vor Augen zu führen. Ihre Antworten auf diese Fragen können Ihnen dabei helfen, gezielt durch dieses Buch zu navigieren. Reflexion Warum halten Sie dieses Buch in Ihren Händen? Gab es einen konkreten Anlass, das Buch zu kaufen? Eine wichtige letzte Anmerkung: Wir verwenden sowohl das generische Femininum als auch das generische Maskulinum kapitelweise abwechselnd.
Anleitung zum Buch 13 www.WALHALLA.de Unsere Gesprächspartnerinnen und -partner in diesem Buch Wir haben für dieses Buch mit verschiedenen Menschen aus unserem Netzwerk gesprochen, die mit Fördermittelmanagement befasst sind. Sie finden die Stimmen, Beispiele und Tipps dieser Menschen aus der Praxis an vielen Stellen wieder: Rupert Antes Geschäftsführer, Haniel Stiftung © Jens Hannewald Jens Busch Geschäftsführer, climb © Zweitzeugen e. V. Ruth-Anne Damm Geschäftsführerin, ZWEITZEUGEN e. V. © Craig Bystrynski Bryan Fellbusch German Operations Manager, Widen the Circle © Lisa Tebbe Lena Hartmann Bereichsleitung Finanzen und Fundraising, ZWEITZEUGEN e. V. Dennis Hoenig-Ohnsorg Geschäftsführer, Zukunftswerft gUG
Unsere Gesprächspartnerinnen und -partner in diesem Buch 14 www.WALHALLA.de Sarah Keller (anonymisiert) Vorständin eines Wohlfahrtsverbands Harald Maas Koordinierungs- und Fachstelle der Partnerschaft für Demokratie der Stadt Göppingen, BruderhausDiakonie © Acker e. V. Rebecca Rank Clusterlead-Partner und Netzwerk, Acker e. V. Einige der geführten Interviews finden Sie am Ende dieses Buchs.
1. Passende Förderungen finden 15 www.WALHALLA.de 1. Passende Förderungen finden Gemeinnützige Organisationen haben sich einem bestimmten Zweck verschrieben, der dem Gemeinwohl dient. Dies ist der Rahmen, in dem sie ihre Arbeit gestalten. Zur Finanzierung dieser Arbeit braucht es Förderpartner, die ebenfalls ein Interesse daran haben, ein Vorhaben in diesem Bereich finanziell oder durch Pro-bono-Leistungen zu unterstützen. In diesem ersten Kapitel wird ein Blick darauf geworfen, wie gemeinnützige Organisationen passende Partner zur Förderung ihrer Ideen identifizieren. Dabei werden zwei Fälle betrachtet: 1. Für eine konkrete Idee innerhalb der Organisation wird ein passender Förderpartner gesucht. 2. D ie Organisation stößt auf eine Ausschreibung, die die Arbeitsfelder und den Organisationszweck umfasst. Im Folgenden wird beschrieben, wie ein Check ablaufen kann und was im Vorfeld geprüft werden sollte, um zu entscheiden, ob ein Antrag gestellt werden kann. 1.1 Von der Idee zur Ausschreibung und umgekehrt Im ersten Fall hat die Organisation eine konkrete Projekt- oder Entwicklungsidee und sucht hierfür eine Finanzierung. Dieses konkrete Vorhaben kann grundsätzlich erst einmal jede Größe und jedes Thema haben: die Umgestaltung der Organisationswebseite, ein Bildungsprogramm für die Region oder gar ein europaweites Austauschprogramm. Zunächst ist es wichtig, die Natur des Vorhabens zu benennen. Ist es ein Strukturvorhaben (die Organisationswebseite), ein Vorhaben im Rahmen des bereits vorhandenen Angebots der Organisation oder ein Modellprojekt, das noch nie da gewesen ist? Unterschiedliche Förderpartner fördern unterschiedliche Arten von Projekten. Man kann davon ausgehen, dass sich mehr mögliche Förderpartner identifizieren lassen, wenn es um ein abgeschlossenes Projekt mit hohem Innovationsgrad geht. Schwieriger zu finanzieren sind Strukturprojekte, die keinen unmittelbaren Einfluss auf die Zielgruppen haben. Ebenfalls schwieriger ist es, Mittel für „das Standardangebot“ der Organisation zu finden. Beispiel: Für eine Organisation, die geflüchtete Menschen mit lokalen Sportvereinen zusammenbringt und lokale Begegnungsarbeit macht, ist dies das Standardangebot. Innovations- und Modellcharakter hätte ein Vorhaben, das über dieses Angebot hinaus z. B. KI für die Vernetzung mit anderen Organisationen einsetzt. Oder ein Begegnungsfestival, das veranstaltet wird. Ordnen Sie also das Vorhaben zunächst ein und gehen Sie auf die Suche nach möglichen Förderpartnern. Nun sollte das eigene Netzwerk nach passenden Förderern durchsucht werden, um passende Förderpartner zu identifizieren, die Natur und Zweck des Vorhabens fördern würden. Hierzu lohnt sich neben der direkten Ansprache Ihnen bekannter Förderpartner auch die Onlinerecherche und die Recherche in Förderdatenbanken. Von der Idee zur passenden Ausschreibung
1.1 Von der Idee zur Ausschreibung und umgekehrt 16 www.WALHALLA.de Alle Ausschreibungen oder fortlaufenden Förderangebote von Stiftungen, öffentlichen Stellen oder Wettbewerben geben in der Regel klar vor, ob Struktur- und Fortbestandsvorhaben gefördert werden oder ob ausschließlich modellhafte Ideen eingereicht werden können. Ebenfalls geben viele Ausschreibungen eindeutig vor, in welchem Tätigkeitsfeld sich die Förderprojekte bewegen müssen, um als förderfähig angesehen zu werden. Ist diese Information nicht auf den ersten Blick auffindbar, lohnt sich ein Blick in die Förderrichtlinien oder eine Kontaktaufnahme mit der konkreten Frage. Tipp: Es ist sehr sinnvoll und erleichtert die Identifikation möglicher Geldquellen, sich eine Liste oder Datenbank mit Fördererkontakten, deren Schwerpunkten, Ausschreibungsterminen, Ausschreibungszyklen und ggf. Feedback zu vorangegangen Förderungen anzulegen und zu pflegen. Hier können auch weitere Informationen aus Gesprächen mit den Partnern gesammelt werden. „Die besten Kontakte ergeben sich für mich beim sogenannten Networken. Also bei direkten Gesprächen mit möglichen Partnerinnen und Partnern auf Veranstaltungen, manchmal auch im Zug, oder, bei mir der sicherlich skurrilste Moment, in der Sauna. Das kann jeder und jede in der Organisation tun. Tue Gutes und rede darüber – da ist ganz viel Wahres dran.“ Ruth-Anne Damm, ZWEITZEUGEN e. V. Nun soll der Fall betrachtet werden, in dem die Organisation auf eine Ausschreibung stößt, die aufgrund des Themas oder Schwerpunkts (bspw. „Demokratieförderung im ländlichen Raum“) besonders gut zum Organisationszweck passt. In diesem Fall wird geprüft, ob sich daraus eine konkrete Projektidee entwickeln lässt. Die Natur (Strukturförderung, Modellprojekt) ist dann in der Regel vorgegeben – ebenso wie weitere Bedingungen, die Sie zunächst prüfen: • Wie ist die Laufzeit? • Wer kann Zielgruppe sein? • In welcher Region darf das Vorhaben durchgeführt werden? • Muss/Kann Ehrenamt eingebunden werden? • Welche Kostenarten werden gefördert? • Welche Fördersumme wird (maximal) zur Verfügung gestellt? • Darf Bestandspersonal eingebunden werden? Anhand dieser Kriterien kann nun eine Projektidee entwickelt werden, die zu der Ausschreibung passt. Auch hier lohnt sich die Kontaktaufnahme zur fördernden Institution zur Klärung von Fragen, und auch, um sich dem potenziellen Förderpartner vorzustellen. Diese ersten Gespräche liefern häufig wichtige Hinweise, die die Erfolgschancen eines Antrags erhöhen können. Es kann ebenfalls sinnvoll sein, zu vergangenen Projekten zu recherchieren, die von der ausschreibenden Institution bereits eine Förderung erhalten haben. Von der Ausschreibung zur Idee
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