Vereinsführung in der Praxis Markus Czenia Handbuch für eine erfolgreiche und rechtssichere Vereinsarbeit 2., aktualisierte Auflage
ISBN 978-3-8029-4389-8 € 31,95 [D] • AKTUELL • PRAXISGERECHT • VERSTÄNDLICH WISSEN FÜR DIE PRAXIS Basiswissen für die tägliche Vereinsarbeit Die Vereinsführung ist eine verantwortungsvolle und teilweise komplexe Aufgabe. Zum Handwerkszeug gehören Kenntnisse in verschiedenen Rechtsgebieten, um den Verein gemäß den gesetzlichen Vorgaben sicher führen zu können. Dieses Buch bietet einen kompakten und praxisbezogenen Einblick in die für die Vereinsarbeit relevanten Vorschriften. Behandelt werden Fragestellungen sowie die wichtigsten Grundlagen aus den Bereichen: • Gemeinnützigkeitsrecht • Arbeits- und Steuerrecht • Buchführung und Kassenprüfung • Spenden und Sponsoring • Aufsichtspflicht • Haftung und Sorgfaltspflicht • Datenschutz • Regelungen zum Vorstand • Mitgliederversammlung • Auflösung des Vereins Übungen unterstützen bei der praktischen Anwendung der Vorschriften, eine Mustersatzung hilft bei der Erstellung der eigenen Vereinssatzung. Damit wird dieser Ratgeber zum unverzichtbaren Begleiter in der täglichen Vereinsarbeit. Markus Czenia ist Dozent und Autor in den Rechtsgebieten Gemeinnützigkeitsrecht, Sport- und Waffenrecht. Unter anderem lehrt er an der Europäischen Sportakademie Land Brandenburg (ESAB), dem Kommunalen Bildungswerk kbw e.V. und der LSWB – Akademie des Landesverbands der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern e. V. Zudem ist er als Berater für Gemeinnützigkeitsrecht in einer renommierten, auf gemeinnützige Mandanten spezialisierten Kanzlei tätig. www.walhalla.de
11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Grundlagen der rechtssicheren Vereinsführung Abkürzungen 7 8 Gemeinnützigkeitsrecht 13 Vier Sphären 57 Buchführung 109 Kassenprüfung 127 Spenden 135 Sponsoring 149 Aufsichtspflicht 157 Haftung 171 Sorgfaltspflicht 197 Vorstand 205 Schnellübersicht
17 16 15 14 13 12 Arbeitsrecht 235 Vereinssatzung 277 Datenschutz 293 Auflösung des Vereins 317 Anhang 323 Stichwortverzeichnis 343
7 www.WALHALLA.de Grundlagen der rechtssicheren Vereinsführung Um einen Verein erfolgreich zu führen und rechtssichere Entscheidungen treffen zu können, benötigen Vorstände und andere Verantwortungsträger fundierte Kenntnisse in unterschiedlichen Rechtsgebieten. Angesichts der Vielzahl an Vorschriften und Regelungen bietet dieses Buch Orientierung und stellt die für die Praxis wesentlichen Themen kompakt, strukturiert und verständlich dar. Fragen zur Gründung und historischen Entwicklung von Vereinen sind bewusst nicht Gegenstand dieser Zusammenfassung. Stattdessen richtet sich das Werk an Praktiker sowie an alle, die sich für die Vereinsarbeit interessieren. Es beantwortet die häufigsten praxisrelevanten Fragestellungen und bietet konkrete Hilfestellung bei typischen Problemstellungen. Themen wie Gemeinnützigkeit, Arbeitsrecht, Haftung und viele weitere relevante Bereiche werden umfassend und zugleich verständlich erläutert. Die zweite Auflage berücksichtigt sämtliche maßgeblichen Neuerungen, insbesondere die Änderungen durch das Steueränderungsgesetz 2025, die zum 01.01.2026 in Kraft getreten sind. Die gesetzlichen Anpassungen sowie deren praktische Auswirkungen werden in den jeweiligen Kapiteln detailliert dargestellt und eingeordnet. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde von mir nur die männliche Form gewählt. Dies impliziert keinesfalls eine Benachteiligung anderer Geschlechter. Alle Geschlechter mögen sich gleichermaßen angesprochen fühlen. Markus Czenia
14 www.WALHALLA.de 1 1.1 Allgemeine Bestimmungen Gemeinnütziges Handeln ist eine am Gemeinwohl ausgerichtete Tätigkeit. Es geht demnach nicht primär darum, an wirtschaftlichen Prozessen der Märkte teilzunehmen. Gemeinnützige Organisationen finden sich überwiegend in der Rechtsform eingetragener Vereine. Bekannte Vertreter gemeinnütziger Körperschaften sind auch gGmbHs und Stiftungen. Auch der Verein ohne Rechtspersönlichkeit im Sinne des § 54 BGB kann durch die Finanzverwaltung gemeinnützigkeitsrechtlich anerkannt werden, sofern die Satzung den Anforderungen der Abgabenordnung genügt. Der rechtliche Rahmen wird im Steuerrecht in der Abgabenordnung (AO) im dritten Abschnitt, steuerbegünstigte Zwecke, definiert (§§ 51–68 AO). Gemäß der Definition in § 52 Abs. 1 Satz 1 AO verfolgt eine Körperschaft gemeinnützige Zwecke, wenn ihre Tätigkeit darauf gerichtet ist, die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos zu fördern. Die gemeinnützigkeitsrechtliche Anerkennung durch die Finanzverwaltung ist in der Regel von zentraler Bedeutung. Mit ihr gehen steuerliche und außersteuerliche Vorteile einher, die für das Wirken der Körperschaft relevant sind. Durch die Anerkennung ergeben sich Steuerbefreiungen insbesondere in folgenden Steuerarten: ▪ Körperschaftsteuer (§ 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG) ▪ Gewerbesteuer (§ 3 Nr. 6 GewStG) ▪ Erbschaftsteuer (§ 13 Abs. 1 Nr. 16, § 17 ErbStG) ▪ Grundsteuer (§ 3 Abs. 1 Nr. 3b, § 6 GrStG) Steuerermäßigungen ergeben sich in der Vermögensverwaltung und in den Zweckbetrieben mit Blick auf die Umsatzsteuer. In diesen Bereichen kommt in der Regel der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent zur Anwendung. Die Steuerbefreiung nach § 3 Abs. 1 Nr. 3b GrStG für gemeinnützige, kirchliche oder mildtätige Körperschaften setzt voraus, dass der Grundbesitz neben den subjektiven Voraussetzungen tatsächlich für steuerbegünstigte Zwecke genutzt wird (objektive Voraussetzung).
1.1 Allgemeine Bestimmungen 15 www.WALHALLA.de 1 Von der Grundsteuer befreit ist auch der Grundbesitz, auf dem ein Zweckbetrieb im Sinne der §§ 65 bis 68 AO unterhalten wird. Wird der Grundbesitz nicht ausschließlich und unmittelbar für steuerbegünstigte Zwecke genutzt, muss zur Prüfung der Befreiung untersucht werden, welche Nutzung überwiegt. Als Beispiel ist an eine Tanzveranstaltung eines Sportvereins in seiner Sporthalle zu denken. Unter die Befreiungsregelung fällt auch der für Verwaltungszwecke genutzte Grundbesitz. Wird auf dem Grundbesitz jedoch ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb unterhalten, entfällt die Befreiung für diesen Teil des Grundbesitzes.1 Steuerbegünstigte Körperschaften profitieren zudem von den Regelungen der § 3 Nr. 26, 26a EStG zur Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale. Hierzu ausführlich Kapitel 12.10 und 12.11. Nicht zuletzt ermöglicht der Status der Gemeinnützigkeit das Einwerben von steuerlich abzugsfähigen Spenden im Sinne der § 10b EStG, § 9 KStG, den Zugang zu Fördermitteln und regelmäßig die vergünstigte Nutzung von kommunalen Räumlichkeiten. Grunderwerbsteuer Eine spezielle Regelung, die den Erwerb von Grundstücken durch gemeinnützige Vereine von der Grunderwerbsteuer befreit, besteht nicht. Insofern fällt beim Grundstückserwerb die entsprechende Steuer an. Die Höhe variiert je nach Bundesland zwischen 3,5 – 6,5 %. Etwas anderes ergibt sich in den Fällen, in denen der Verein ein Grundstück unentgeltlich erwirbt. Dies kann beispielsweise bei einer Schenkung oder Erbschaft der Fall sein. Es handelt sich dann um einen Grundstückserwerb von Todes wegen oder einer Grundstücksschenkung unter Lebenden im Sinne des § 3 Nr. 2 GrEStG. Für die Annahme der Unentgeltlichkeit ist zwingende Voraussetzung, dass der Verein keine Gegenleistung erbringt. Auch Auflagen des Überlassers können als Gegenleistung angesehen werden. Unter einer Auflage ist beispielsweise ein vertraglich vereinbartes Wohn- oder Nutzungsrecht zu verstehen. 1 Vgl. BMF, Amtliches Handbuch Bewertung/Grundsteuer, GrStH 2022/2025, § 3, A 3.7
Gemeinnützigkeitsrecht 16 www.WALHALLA.de 1 Eine Nutzungs- oder Duldungsauflage ist mit ihrem Wert von der Schenkungssteuer abziehbar. Die Abziehbarkeit bei der Schenkungssteuer hat nach § 3 Nr. 2 Satz 2 GrEStG zur Folge, dass der Grundstückserwerb mit dem Wert der Auflage der Grunderwerbsteuer unterliegt.2 Gesonderte Feststellung nach § 60a AO Im Zuge des Gesetzes zur Stärkung des Ehrenamts (zuvor Gemeinnützigkeitsentbürokratisierungsgesetz – GemEntBG) wurde mit Wirkung zum 29.03.2013 der § 60a AO eingeführt. Die Regelung hat ein neues Verfahren zur Überprüfung der Frage geschaffen, ob die Satzung einer Körperschaft den Anforderungen der Abgabenordnung genügt. Die Bindungswirkung dieser Feststellung schafft Rechtssicherheit für die steuerbegünstigten Körperschaften. Die Feststellung im Sinne des § 60a AO löste das bisherige Verfahren der vorläufigen Bescheinigung ab. Im Gegensatz zur vorläufigen Bescheinigung ist der Antrag ein Verwaltungsakt, was letztlich bessere Rechtschutzmöglichkeiten eröffnet, sofern der eingereichte Antrag abgelehnt wird.3 Der Feststellungsbescheid im Sinne des § 60a AO hat Bindungswirkung sowohl für das Besteuerungsverfahren der Körperschaft als auch für das Besteuerungsverfahren eines Spenders. Die Feststellung erfolgt in der Regel auf Antrag der Körperschaft oder von Amts wegen bei der Veranlagung zur Körperschaftsteuer, wenn die Feststellung noch nicht getroffen wurde. Somit besteht für steuerbegünstigte Körperschaften auch außerhalb des Veranlagungszeitraums die Möglichkeit, feststellen zu lassen, dass ihre Satzung den Anforderungen der Abgabenordnung genügt. 1.1.1 Körperschaften im Sinne des § 51 AO Unter Körperschaften im Sinne des § 51 Abs. 1 AO, die für Steuerbegünstigungen in Betracht kommen, sind Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen im Sinne des Körperschaftsteuergesetzes zu verstehen. Hierzu gehören auch juristische Personen des öffentlichen Rechts mit ihren Betrieben gewerblicher Art (§ 1 Abs. 1 Nr. 6, § 4 KStG). Die juristische Person als solche fällt nicht unter diese Regelung. 2 BFH, Urteil vom 12.07.2016, Az. II R 57/14 3 Vgl. BT-Drs. 663/12, S. 17
1.2 Gemeinnützige Zwecke 17 www.WALHALLA.de 1 Unterhält ein Verein unterschiedliche Abteilungen, sind diese lediglich funktionale Untergliederung und keine eigenen Steuersubjekte. In diesem Zusammenhang muss darauf geachtet werden, dass sich Abteilungen nicht in der Art verselbstständigen, dass im Ergebnis ein Verein ohne Rechtspersönlichkeit entsteht. Dies wäre anzunehmen, wenn sie auf Dauer Aufgaben nach außen im eigenen Namen durch eine eigene, dafür handlungsfähige Organisation wahrnehmen. Hierzu ist nicht erforderlich, dass Zweck und Organisation der Abteilung in einer von ihr beschlossenen Satzung festgelegt wurden. Diese können sich auch aus der Satzung des Hauptvereins ergeben.4 1.1.2 Extremistische Vereinigungen Eine Steuervergünstigung setzt zudem voraus, dass die Körperschaft nach ihrer Satzung und bei ihrer tatsächlichen Geschäftsführung keine Bestrebungen im Sinne des § 4 BVerfSchG fördert und dem Gedanken der Völkerverständigung zuwiderhandelt. Über § 51 Abs. 3 Satz 2 AO ist eine Steuerbegünstigung auch bei den Körperschaften ausgeschlossen, die im Verfassungsschutzbericht des Bundes oder eines Landes für den zu beurteilenden Veranlagungszeitraum ausdrücklich als extremistisch eingestuft werden.5 1.2 Gemeinnützige Zwecke Nicht alle Aktivitäten, die ein Verein entfalten möchte, sind mit den Regelungen der Abgabenordnung im Hinblick auf die angestrebte Steuerbegünstigung in Einklang zu bringen. So muss die Tätigkeit einer gemeinnützigen Körperschaft darauf ausgerichtet sein, der Allgemeinheit zugutezukommen. 1.2.1 K atalog nach § 52 Abs. 2 AO Die Förderung muss sich auf die Verwirklichung eines Zwecks aus der abschließenden Aufzählung in § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1–27 AO beziehen. Der Beispielkatalog wurde 2007 in die Abgabenordnung 4 BGH, Urteil vom 19.03.1984, Az. II ZR 168/83 5 BFH, Urteil vom 11.04.2012, Az. I R 11/11
Gemeinnützigkeitsrecht 18 www.WALHALLA.de 1 aufgenommen. Er war zuvor in Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 EStDV enthalten.6 Die prominentesten Vertreter sind: ▪ Förderung von Wissenschaft und Forschung (§ 52 Abs. 2 Nr. 1 AO) ▪ Förderung von Kunst und Kultur (§ 52 Abs. 2 Nr. 5 AO) ▪ Förderung des Sports (§ 52 Abs. 2 Nr. 21 AO) Der Katalog enthält insgesamt 27 Zwecke und ist gelegentlich dem gesellschaftlichen Wandel unterworfen. So kommen im Lauf der Zeit neue Zwecke hinzu. Im Jahr 2021 sind unter anderem der Klimaschutz und der Freifunk in den Katalog aufgenommen worden. 1.2.2 Wohngemeinnützigkeit Mit Wirkung zum 01.01.2025 wurde der Zweckkatalog des § 52 Abs. 2 Satz 1 AO um die Nummer 27 ergänzt. Mit der neuen Regelung wurde die vergünstigte Vermietung von Wohnraum an hilfsbedürftige Personen nunmehr als ideelle Zweckverwirklichung in der Abgabenordnung festgeschrieben. Vermietet eine steuerbegünstigte Körperschaft Wohnraum nicht vergünstigt oder an nicht begünstigte Personen, wird die Vermietung nicht mehr als ideelle Zweckverwirklichung angesehen. Diese Tätigkeit ist als steuerfreie Vermögensverwaltung einzuordnen. Nach dem Willen des Gesetzgebers wird durch die Regelung bezahlbares Wohnen für Personen mit geringem Einkommen durch steuerbegünstigte Körperschaften ermöglicht. Eine starre Grenze, um wie viel sich die Miete von der marktüblichen Miete unterscheiden muss, ist nicht gesetzlich festgelegt. Es wird jedoch verlangt, dass die Unterscheidung dauerhaft bestehen muss. Um die Entwicklung steigender Mieten im Vergleich zum Einkommen in Zusammenhang mit der aktuell bestehenden Wohnungsnot angemessen abbilden zu können, werden die Grenzen für die Ermittlung der Einkommensgrenzen im Vergleich zu § 53 Satz 1 Nr. 2 AO durch Erhöhung der Multiplikatoren angepasst. Die Neuregelung sieht in Satz 3 vor, dass die Voraussetzungen der Hilfsbedürftigkeit nur zu Beginn des jeweiligen Mietverhältnisses nachgewiesen werden müssen. Kommt es zu einem Mieterwechsel, 6 Wissenschaftliche Dienste Deutscher Bundestag, 21.05.2015, Az. WD 4 – 3000 – 070/15
1.2 Gemeinnützige Zwecke 19 www.WALHALLA.de 1 müssen die Voraussetzungen des § 53 Abs. 1 Nr. 1, 2 AO wieder erfüllt sein. Mit Blick auf den Abbau von Bürokratie soll mit dieser Regelung der administrative Aufwand reduziert werden. Somit müssen die Körperschaft und die Finanzverwaltung nicht regelmäßig die Voraussetzungen der Hilfsbedürftigkeit überprüfen.7 1.2.3 Öffnungsklausel Für das für den Verein zuständige Finanzamt besteht keine Möglichkeit, andere als die im Katalog enthaltenen Zwecke anzuerkennen. Eine Öffnungsklausel bietet lediglich § 52 Abs. 2 Satz 2 und 3 AO. Demnach fallen Ergänzungen in die Zuständigkeit der oberen Finanzbehörden. Die Entscheidung über die Gemeinnützigkeit eines nicht in § 52 Abs. 2 Satz 1 AO enthaltenen Zwecks setzt eine Vergleichbarkeit mit den Katalogzwecken der Vorschrift und somit eine entsprechende Förderung der Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet voraus. Eine „entsprechende“ Förderung im Sinne des § 52 Abs. 2 Satz 2 AO verlangt, dass der zu prüfende Zweck die Allgemeinheit in vergleichbarer Weise fördert wie die in § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 bis 27 AO genannten Zwecke. Nach diesen Maßstäben wurde beispielsweise Turnierbridge für gemeinnützig erklärt.8 Im Zuge des Steueränderungsgesetzes 2025 wurde mit Wirkung zum 01.01.2026 E-Sport als Sport im Sinne des § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 21 AO ergänzt. Beim elektronischen Sport handelt es sich um einen sportlichen, digitalen Wettkampf, bei dem Menschen mithilfe physischer Kontrollelemente (Controller, Tastatur etc.) Videospiele am Computer oder einer Spielekonsole gegeneinander spielen. Das Spielfeld, die zu betrachtenden Regeln sowie das Resultat werden dabei durch die zugrunde liegende Software definiert. Die motorischen Fähigkeiten der spielenden Personen müssen dabei maßgeblichen Einfluss auf den Spielerfolg haben, er darf gerade nicht lediglich vom Zufall abhängen. 7 BMF, Entwurf eines Jahressteuergesetzes (Jahressteuergesetz 2024 – JStG 2024) 8 BFH, Urteil vom 09.02.2017, Az. V R 70/14
1.7 Rücklagenbildung 39 www.WALHALLA.de 1 Denn grundsätzlich gilt: Eine Rücklage kann nur aus tatsächlich vorhandenen Mitteln gebildet werden. 1.7.8 Rücklage zum Erwerb von Gesellschaftsrechten Grundsätzlich ist das Ansammeln von Mitteln zum Erwerb von Rechten an einer Gesellschaft zulässig. Voraussetzung ist, dass es sich um eine Aufstockung der Beteiligungsquote einer bereits bestehenden Beteiligung handelt. Zum erstmaligen Erwerb von Gesellschaftsrechten können freie Rücklagen eingesetzt werden. Die zu diesem Zweck eingestellte Rücklage mindert die freie Rücklage um den entsprechenden Betrag. 1.7.9 W egfall des Grundes zur Rücklagenbildung Die Rücklagenbildung nach § 62 Abs. 1 Nr. 1, 2 und 4 AO erfolgt auf der Grundlage, dass eine genaue Verwendung der Mittel bereits geplant ist und für diesen Zweck die Mittel angesammelt werden. Nun kann es vorkommen, dass der Grund für die Rücklagenbildung entfällt. Zum Beispiel wird ein neues Fahrzeug nicht mehr benötigt, da sich die Mannschaft aufgelöst hat. In diesen Fällen sind die Rücklagen unverzüglich aufzulösen und die Mittel sind innerhalb der Frist des § 55 Abs. 1 Nr. 5 Satz 3 AO zu verwenden. 1.7.10 Rücklagenspiegel Kategorie Stand: 01.01. Zuführung Auflösung Stand: 31.12. Zweck Beschaffung Freie Beteiligung Summen Die Abbildung zeigt eine einfache Möglichkeit zur Darstellung der Rücklagen. Zu jeder Rücklage wird der Stand zum Jahresbeginn eingetragen. Werden Mittel in die jeweilige Rücklage eingestellt, wird die Zuführung in der nächsten Spalte eingetragen. Auflösungen werden in der darauffolgenden Spalte erfasst. In die letzte Spalte wird der Endsaldo zum 31.12. aufgeführt.
Gemeinnützigkeitsrecht 40 www.WALHALLA.de 1 In der letzten Zeile werden die jeweiligen Gesamtsummen erfasst, um einen schnellen Überblick über die Gesamtsumme der Rücklagen zu erhalten. 1.7.11 Ü bung zur Rücklagenbildung Ziel der Übung ist es, aus den Umsätzen des Vereins die maximal zu bildende freie Rücklage zu bestimmen. Die Auflösung findet sich im Anhang. Ein Verein hat im Jahr 2026 folgende Einnahmen und Ausgaben: Einnahmen Mitgliedsbeiträge 70.000 EUR Spenden 30.000 EUR Vermögensverwaltung 4.000 EUR Zweckbetrieb 5.000 EUR Wirtschaftsbetrieb 1.000 EUR Ausgaben Vermögensverwaltung 1.000 EUR Mitgliederverwaltung 4.000 EUR Zweckbetrieb 2.000 EUR Wirtschaftsbetrieb 500 EUR 1.7.12 V erstöße gegen das Mittelverwendungsgebot Der überwiegende Teil der Funktionäre in einem Verein übt seine Tätigkeit im Rahmen des Ehrenamts aus. In der Geschäftsführung kann es daher ungewollt zu Verstößen gegen die Vorgaben des § 55 AO kommen. Nicht jeder Verstoß führt direkt zum Entzug der Gemeinnützigkeit. So stellt das Verhältnismäßigkeitsprinzip und der ihm innewohnende Bagatellvorbehalt ein unverzichtbares Korrektiv dar, um in Einzelfällen die einschneidende Rechtsfolge des Verlusts der Gemeinnützigkeit auszuschließen.34 Demnach rechtfertigen geringfügige Verstöße gegen das Mittelverwendungsgebot des § 55 AO nicht den Entzug der Gemeinnützigkeit. 34 Vgl. BFH, Urteil vom 12.03.2020, Az. V R 5/17
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